Quand on gère une entreprise, l’expression « le temps est de l’argent » prend tout son sens.

Chaque minute compte mais devant la multitude de tâches à accomplir, il est parfois difficile de savoir par où commencer et quelles sont les tâches à effectuer en priorité.

Pour nous aider à répondre à cette question, il existe un outil très pratique qui permet d’y voir plus clair : la matrice d’Eisenhower

Cet outil a été créé à la suite d’une phrase prononcée par le 34ème président des Etats-Unis, Dwight Eisenhower. Il aurait déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important « . Quand on comprend cette phrase, la matrice d’Eisenhower prends tout son sens.

Et dans cet article, nous allons expliquer ce qu’est cette matrice et comment l’utiliser pour augmenter sa productivité.

1 – Qu’est ce que la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower a été créée par Dwith D.Eisenhower, militaire de son état, et qui fut le 34ème président des Etats-Unis de 1953 à 1961.

Il a fait le constat que ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.

Mais il n’est pas toujours facile de voir la différences entre une tâche urgente et une tâche importante :

• Une tâche urgente demande une action immédiate de notre part et doit être faite à la minute. Ces tâches permettent d’atteindre souvent les objectifs des autres.
• Une tâche importante est une tâche qui permet d’atteindre les objectifs que l’on s’est fixés et doit être mis en priorité.

Souvent, nous nous focalisons sur les tâches urgentes car elles demandent une attention immédiate sauf qu’en fin de journée, nous avons effectivement réalisé énormément de choses mais ces actions ne nous permettent pas d’être plus productif. Et nous nous rendons compte que nous n’avons pas mis en place les actions nécessaire à l’atteinte de nos objectifs.

Aussi cette matrice permet d’y voir plus clair et d’augmenter sa productivité en distinguant les tâches importantes des tâches urgentes en les classant en 4 grandes catégories :

• les tâches urgentes et importantes,
• les tâches importantes mais non urgentes,
• les tâches urgentes mais non importantes,
• les tâches non importantes et non urgentes ,

2 – Comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour augmenter sa productivité

Les tâches urgentes et importantes

Les tâches urgentes et importantes demandent une action immédiate et nous rapprochent de nos objectifs. Pour être productif et éviter de toujours travailler dans l’urgence, il faut planifier ces tâches.

Ce sont, par exemple, les déclarations sociales et fiscales qui suivent un calendrier précis.

Elles sont importantes et leur caractère d’urgence dépendra de votre organisation. Soyez suffisamment proactif et organisé afin de limiter le nombre de ces tâches. Cela vous permettra d’être plus productif.

Les tâches importantes et non urgentes

Ces tâches ont un impact direct sur l’atteinte de vos objectifs.

Elles n’ont pas un caractère d’urgence mais doivent faire partie de vos priorités pour gérer votre entreprise sereinement et être plus productif dans votre quotidien. Il est important de réaliser un maximum de tâche importantes mais non urgentes et ne pas procrastiner dans leur réalisation du fait de leur caractère non-urgent.

Surtout que si on ne les met pas en priorité, elles peuvent rapidement devenir des tâches urgentes et importantes que l’on doit réaliser dans la précipitation.

Les tâches urgentes et non importantes

Ces tâches demandent une attention immédiate mais ne permettent pas d’atteindre les objectifs fixés.

Ce sont toutes les interruptions que l’on subit lorsqu’on travaille.

Et, de nos jours, avec les réseaux sociaux et les smartphones, nous sommes constamment coupés dans nos tâches par des notifications intempestives. Surtout que, selon une étude réalisée par l’Université Irvine en Californie, l’homme a besoin de 23 minutes et 15 secondes pour se concentrer à nouveau et être en pleine capacité.

Cela permet d’avoir une idée du temps perdu dans une journée. Et notre productivité en prend un coup.

Pour les éviter, il est nécessaire de savoir dire non aux nombreuses sollicitations dont nous faisons l’objet afin de rester productif et de ne pas perdre de vue les objectifs fixés.

Les tâches non importantes et non urgentes

Ces tâches ne sont ni urgentes, ni importantes.

Elles peuvent être réalisées une fois avoir effectué ce qui permet d’être réellement productif.

Elles sont assimilées à du non-temps, voire à une perte de temps, et nous permettent de nous détendre ou de changer d’air.

Elles ont tout de même leur importance et sont à intégrer dans le planning de la journée car elles apportent un équilibre. On ne peut pas travailler sans arrêt, cela serait peu productif au final et nous mènerait au burn-out.

Mais elles doivent rester exceptionnelles  pour ne pas perdre en productivité car elles n’ont aucune valeur ajoutée. Eisenhower conseille même de les supprimer.

Et là encore, telles que les tâches urgentes mais non importantes, elles peuvent être initiées par des tiers et dans ce cas, refuser est la meilleure solution pour gagner en productivité et efficacité.

En conclusion, je vous conseille fortement d’utiliser cette matrice pour rentabiliser votre temps et gagner en productivité.

En plus, afin d’utiliser au mieux cette matrice, vous avez vu qu’il est nécessaire de définir des objectifs claires et précis. On ne peut classer les différentes tâches à réaliser sans savoir où nous mènent ces tâches.

Si vous avez du mal à définir des objectifs à atteindre, je vous invite à lire l’article sur les 3 habitudes à intégrer au quotidien pour être plus zen dans la gestion de votre entreprise.

Il est nécessaire pour une bonne gestion d’entreprise ou d’association d’utiliser des outils qui vous permettront d’être plus productif.

Pour y voir plus clair dans votre quotidien d’entrepreneur, je vous conseille de visiter le site « Réussir mon e-commerce » qui vous partage dans cet article les conseils et les tips de créateurs d’entreprise pour entreprendre sereinement et gagner en productivité.

A vos matrices, prêt, partez!